A diario enviamos y recibimos mails, informes y presentaciones. Algunos de ellos densos, con frases interminables y demasiadas palabras con más de tres sílabas. Es habitual encontrarnos párrafos sin un mensaje concreto, o donde la nota va acompañada de tanto ruido que queda difusa. Es tan importante tener claro el “qué” queremos decir como el “cómo” lo decimos. Y muchas veces ese “cómo” es el gran olvidado.
Cuando se utiliza la escritura para comunicar hay una serie de factores imprescindibles:
El lector es quien manda
Puede parecer obvio, pero la mayoría erra ya en este punto. Pongamos un ejemplo:
Un cliente importante viene a visitar las oficinas. El office manager recibe un mail en el que se le pide que compre “algo para picar”. Cuando empieza la reunión y llega el aperitivo, éste resulta ser de la marca de la competencia.
Se trata de un error hipotético, pero posible, y no sería culpa del office manager, ya que éste tan solo ha recibido un “algo para picar” como toda información.
Cuando comunicamos hemos de tener en cuenta que la intención es que otra persona entienda algo. Hemos de conocer el destinatario del mensaje y adecuarlo. Si el mail hubiera sido más preciso, aportando esa información que el office manager desconocía, no se habría producido el error.
Todos sabemos escribir, pero ¿sabemos expresarnos?
La cabeza, ordenada antes de escribir
En la primera línea de un texto el escritor posee el 100% del interés del lector. A partir de la segunda línea, y en la sucesión de comas mal colocadas y palabras innecesarias, va perdiendo su atención. Además, al final, el mensaje que el lector retiene en su cabeza es una 20% la intención del escritor y un 80% lo que él mismo ha querido interpretar.
Por todo ello es importante tener muy claro qué queremos decir, y cual es forma más clara y directa de transmitirlo.
El orden de las palabras en cada frase es básico. Pero el orden de las ideas en el texto también lo es. Antes de ponerse a escribir hay que saber qué vamos a decir. Después estructuramos el cómo.
Si el destino es E, sigamos el orden lógico: A, B, C, D à E. Si empezamos por la G, tomemos el camino que tomemos no será directo, y el resultado que obtendremos será una suma de cosas poco importantes, con complementos aún más innecesarios.
El arte de seducir escribiendo
Si la claridad es el objetivo, el mejor camino es la simplicidad.
Nuestro objetivo es mantener el interés del lector y para ello debemos darle la mano todo el camino. Hay que mimarlo, encandilarlo, seducirlo… y metérnoslo en el bolsillo.
Este punto lo podemos resumimos en dos ideas:
- Ante la duda…
- Si una palabra parece innecesaria, seguro que lo es
- Si una palabra corta va bien, ¿por qué poner una larga?
- El tamaño sí importa
No ahoguemos al lector gratuitamente. Busquemos la forma de lograr la mayor comprensión ocupando el menor espacio posible.
Pero ojo. Un texto compuesto por frases cortas no funciona. Es cortante. Si por el contrario decidimos elaborar frases muy largas, con muchas derivadas, exactamente como esta, obligamos al lector a serpentear demasiado. Hay que encontrar el equilibrio.
Las frases de 10 palabras son las más cómodas de leer (como esta).
- Optar por la fácil
El párrafo es el fragmento más útil de un texto, es lo que ayuda al escritor a expresarse y al lector a entender. Por ello es importante que sepamos utilizarlo bien para facilitar el trabajo al lector.
Centrémonos en la idea por párrafo, la voz activa y el sentido afirmativo. Es de poca utilidad enroscar las frases con complementos agentes y sujetos pacientes.
- (A) Carles repara el ordenador / (B) El ordenador es reparado por Carles
- (A) Carles vendrá / (B) Carles no dejará de venir
Extendiendo estas frases a párrafos logramos que nuestro mensaje se transmita con mucho más ruido e interferencias.
- Recapitulemos
Podemos recapitular y después elaborar una conclusión, o elaborar una conclusión recapitulando. En este caso optaremos por la opción 1:
- Tener en cuenta al lector es básico cuando queremos escribir algo.
- Pensar, ordenar y después escribir
- Hay que escribir, no demostrar que se sabe escribir.
- Lo de adornar la escritura lo dejamos para la literatura, para nosotros un buen texto es el que se entiende a la primera, es simple y dice lo que tiene que decir.
- Conclusión
No confundir escribir claro con escribir bien.
Escribir “bien” es algo opinable. Que un texto esté bien escrito o no, depende del gusto de cada uno. Pero un texto si es claro, siempre lo será. En el caso que nos ocupa no buscamos escribir bien, sino claro.
Saquemos nuestro lado más sexy para seducir a nuestros lectores. Un email interno es tan importante como una presentación a cliente, es parte de la maquinaria que puede conducirnos al éxito. Para que el mensaje llegue a buen puerto busquemos el paquete más atractivo y resistente en el que introducirlo.
Esta entrada está basada en los libros “Cómo escribir claro” de Jordi Pérez Colomer y “Escritura Sexy” de Lluís Pastor.
Micaela Rumeu, Account Executive en BeRepublic